Armar el expediente de un cliente

El expediente es la identificación de tu cliente: sus datos, sus documentos y, si aplica, su beneficiario controlador. Aquí ves qué pide cada tipo de cliente y cuándo queda completo. En compraventa e intermediación (fracción V) y en desarrollos (V Bis) hay que identificar al cliente en toda operación, sin importar el monto; quien hace una aportación a un desarrollo también necesita expediente. En arrendamiento (XV), cuando la renta mensual pasa de 1,605 UMA ($188,282.55 en 2026).

Para dar de alta a un cliente, toca Registrar algo → Tengo un cliente nuevo, o entra a Clientes → Nuevo cliente. Elige si es persona física o persona moral.

Persona física

• Nombre(s), apellido paterno y materno, fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Ocupación o actividad y su actividad económica según el catálogo del SAT (se usa en el aviso).
• CURP o RFC si es mexicano (con uno de los dos basta).
• Identificación oficial: INE, pasaporte, cédula profesional, tarjeta de residencia u otra, y su número.
• Domicilio: calle, número exterior (escribe SN si no tiene), número interior, colonia, código postal, municipio o ciudad, estado y país.
• Correo y teléfono.
• Documentos: identificación oficial y comprobante de domicilio.
• Declaración PEP: si es persona políticamente expuesta (ver abajo).

Persona moral (empresa)

• Razón social, RFC, fecha de constitución, nacionalidad, giro o actividad y su giro mercantil según el catálogo del SAT.
• Representante legal: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, RFC, CURP e identificación con su número.
• Domicilio completo, correo y teléfono.
• Documentos: acta constitutiva, Constancia de Situación Fiscal, poder del representante legal, identificación del representante y comprobante de domicilio.
• Beneficiario controlador (ver Beneficiario controlador y PEP).
• Declaración PEP de su representante legal y de cada beneficiario controlador.

Declaración PEP

Una persona políticamente expuesta (PEP) es quien ocupa o ocupó un cargo público relevante, o un familiar cercano o socio suyo. No existe una lista oficial gratuita de PEP, así que lo usual es que el cliente lo declare bajo protesta de decir verdad y que la declaración se guarde en su expediente. Aviso Listo la pide para el cliente (o el representante legal de una empresa) y para cada beneficiario controlador. Hasta el 28 de febrero de 2027 aparece como recomendada; desde el 1 de marzo de 2027, cuando aplican las nuevas reglas sobre clientes, el expediente queda incompleto sin ella. Además, buscamos los nombres entre diputados, senadores y otras personas con cargo público en México y te avisamos de un posible PEP para que lo confirmes (ver Revisión en listas y coincidencias).

• En el expediente, en «Declaración PEP», toca Registrar declaración: elige de quién es, responde sí o no y, si es PEP, la relación con el cargo, el cargo, la dependencia, el país y, si ya lo dejó, la fecha. Escribe quién declara y marca que lo declaró bajo protesta de decir verdad.
• O deja que el cliente la firme desde el enlace para subir documentos: escribe su nombre completo como firma y marca la casilla.
• Cada declaración se puede descargar en PDF con folio. Una nueva sustituye a la anterior de esa persona; las anteriores quedan en el historial.
• Si dice que es PEP, el cliente o el beneficiario queda marcado como PEP y su riesgo sube a alto. Un PEP nacional sigue contando un año después de dejar el cargo; pasada esa fecha, Aviso Listo le quita la marca que puso la declaración y vuelve a calcular su riesgo. Un cargo en el extranjero no vence.
• Desde el 30 de agosto de 2027 también tendrás que consultar a tus clientes en la Consulta PEP 2.0 de la UIF, con tu e.firma, y registrar el resultado en el expediente (ver Consulta PEP 2.0).

La declaración y la revisión en listas te ayudan, pero no sustituyen tu propio criterio: si sabes o sospechas que alguien es PEP aunque declare que no, márcalo a mano en el cliente o el beneficiario y consulta con tu contador.

Clientes extranjeros

Si la nacionalidad no es mexicana, no se piden CURP ni RFC; usa su pasaporte o tarjeta de residencia como identificación y captura su domicilio con el país que corresponde. Un cliente extranjero sube a riesgo medio.

Actúa por cuenta propia

Déjalo marcado si el cliente compra, vende o renta para sí mismo. Desmárcalo si actúa a nombre de otra persona: entonces tendrás que identificar al beneficiario controlador, igual que en una empresa.

Estados del expediente

• Completo: tiene todo lo necesario.
• Incompleto: falta algún dato o documento, o hay un posible PEP por revisar; el expediente te dice exactamente qué (por ejemplo, «Comprobante de domicilio» o «Revisión en listas»).
• Bloqueado: hay una coincidencia en una lista de sanciones o del SAT sin revisar o confirmada, o el cliente se negó a identificar a su beneficiario controlador.

Un cliente con expediente incompleto sí puede tener operaciones registradas, pero el tablero te avisa, sobre todo si tiene una operación reportable. El aviso al SAT lleva los datos del cliente (nombre, fecha de nacimiento o RFC/CURP, actividad económica, domicilio) y no se puede generar mientras falten.

Para ahorrar captura, puedes importar la Constancia de Situación Fiscal del cliente.

Los expedientes no se pueden borrar: la ley pide conservarlos 10 años. Si ya no trabajas con un cliente, archívalo.